Résumé
➤ À travers l’exemple de Carbonio, une solution européenne de messagerie collaborative qui propose une édition open source, découvrez les critères à examiner pour mieux maîtriser votre messagerie professionnelle.
➤ L’article présente les usages concrets de Carbonio, des e-mails aux agendas partagés, ainsi que les différences entre l’édition communautaire et les offres payantes.
Il aborde aussi les responsabilités liées à l’hébergement, aux sauvegardes et aux mises à jour, pour vous aider à évaluer si cette solution convient à votre entreprise ou à votre collectivité.
La messagerie électronique est devenue l’un des outils les plus sensibles d’une entreprise ou d’une collectivité.
E-mails, agendas, contacts, réunions, documents partagés… une grande partie de l’activité quotidienne passe aujourd’hui par quelques plateformes numériques devenues incontournables.
- Où sont hébergées nos données ?
- Pouvons-nous changer facilement de solution ?
- Existe-t-il des alternatives européennes crédibles ?
Pour certaines organisations, la question n’est donc plus seulement de disposer d’une bonne boîte mail.
Il s’agit également de retrouver davantage de maîtrise sur son environnement numérique.
Pourquoi chercher une alternative européenne ?
Les solutions cloud ont considérablement simplifié l’informatique des entreprises.
Mais elles ont également créé une forte dépendance envers quelques grands acteurs internationaux.
Pour une TPE, une PME ou une collectivité, cette dépendance peut soulever plusieurs questions :
- localisation et maîtrise des données
- dépendance à un fournisseur unique
- évolution des tarifs et des licences
- possibilité de récupérer ses données
- choix de l’hébergeur
- conformité et politique de sécurité
- pérennité de la solution
Cela ne signifie pas qu’il faut abandonner systématiquement Microsoft 365 ou les autres grandes plateformes mais qu’il devient pertinent de savoir quelles alternatives existent.
Une messagerie européenne et open source : est-ce réellement possible ?
Oui.
Parmi les solutions qui peuvent être étudiées figure Carbonio, développé par l’éditeur européen Zextras.
Carbonio est une plateforme collaborative qui ne se limite pas à l’envoi et à la réception d’e-mails.
Elle regroupe plusieurs outils professionnels dans un même environnement :
| Besoin | Avec Carbonio | Exemple d’utilisation |
|---|---|---|
| Messagerie | E-mails | Boîtes nominatives, boîtes de service, échanges internes et externes |
| Organisation | Agendas | Rendez-vous, calendriers personnels et partagés |
| Contacts | Carnets d’adresses | Contacts professionnels et partagés |
| Communication interne | Chat | Échanges rapides entre collaborateurs |
| Réunions | Visioconférence | Réunions internes ou avec des partenaires |
| Documents | Collaboration | Consultation et travail collaboratif |
| Administration | Gestion centralisée | Comptes, domaines et paramètres de messagerie |
| Hébergement | Infrastructure choisie | Possibilité de mieux maîtriser l’endroit où fonctionnent les services |
L’intérêt est donc de retrouver les fonctions attendues d’une messagerie collaborative moderne tout en pouvant construire une architecture davantage maîtrisée.
Concrètement, qu’est-ce que cela change pour l’utilisateur ?
C’est un point important.
Parler de souveraineté numérique ne doit pas signifier imposer aux collaborateurs une solution compliquée à utiliser.
L’utilisateur doit pouvoir retrouver les fonctions qu’il utilise quotidiennement.
Une vraie boîte mail
Les utilisateurs disposent d’une interface de messagerie permettant de consulter leurs e-mails, organiser leurs dossiers, rechercher des messages et rédiger leurs réponses.
Pour le collaborateur, le principe reste familier : il ouvre sa messagerie et travaille.
Des agendas partagés
Les calendriers permettent d’organiser ses rendez-vous mais également de partager des agendas entre collaborateurs.
Pour une équipe, un service ou une collectivité, cela permet par exemple de visualiser les disponibilités et d’organiser les réunions plus facilement.
Un environnement collaboratif
L’objectif n’est donc pas simplement de remplacer un serveur de messagerie.
Carbonio cherche à proposer un espace de travail collaboratif européen pouvant regrouper plusieurs usages du quotidien.
Cas d’usage n°1 : une PME veut réduire sa dépendance aux grandes plateformes
Prenons une PME d’une trentaine de collaborateurs.
Sa messagerie fonctionne correctement, mais le dirigeant commence à s’interroger sur la localisation des données et sur sa dépendance à un fournisseur unique.
Il souhaite conserver :
- une messagerie efficace
- des agendas partagés
- les contacts
- l’accès web
- une utilisation simple pour les salariés
Mais il veut également pouvoir choisir plus précisément où sont hébergées les données et qui administre la plateforme.
Une solution comme Carbonio peut alors être étudiée.
Cas d’usage n°2 : une collectivité veut privilégier des solutions européennes
Pour une collectivité, les critères peuvent être différents.
Les échanges concernent des agents, des élus, des partenaires et parfois des administrés.
La question peut alors devenir :
Pouvons-nous utiliser une solution européenne et conserver davantage de maîtrise sur notre infrastructure ?
Carbonio peut faire partie des solutions analysées dans ce type de démarche.
L’hébergement pourra ensuite être étudié séparément : infrastructure interne, datacenter ou hébergeur européen, par exemple.
Cas d’usage n°3 : moderniser une messagerie existante
Certaines organisations disposent encore de serveurs de messagerie historiques.
Ils fonctionnent, mais leur maintenance devient complexe ou certaines technologies arrivent en fin de cycle.
Plutôt que de déplacer automatiquement toute la messagerie vers une grande plateforme cloud, il peut être intéressant de comparer plusieurs scénarios :
- conserver une infrastructure maîtrisée
- choisir une solution cloud européenne
- ou basculer vers une grande suite internationale
Carbonio devient alors une option parmi plusieurs.
Et si nous utilisons déjà Microsoft 365 ?
C’est probablement la question la plus importante.
Carbonio peut constituer une alternative pour certains usages de messagerie et de collaboration.
Mais cela ne signifie pas que Carbonio remplace automatiquement tout Microsoft 365.
Une entreprise qui utilise fortement les outils suivants, doit analyser chacun de ces usages avant d’envisager une migration :
- Teams
- SharePoint
- OneDrive
- Power Automate
- Ou certaines applications Microsoft
Une organisation peut d’ailleurs parfaitement adopter une approche hybride.
Il n’est pas obligatoire de remplacer tout son système d’information en une seule fois.
Souveraineté : le logiciel ne fait pas tout
- Où se trouvent les serveurs ?
- Qui les administre ?
- Où sont conservées les sauvegardes ?
- Qui peut accéder aux données ?
- Comment récupérons-nous nos informations si nous changeons de fournisseur ?
- Qui maîtrise réellement mes données et mon système informatique ?
La vraie question reste : Qui maîtrise réellement mes données et mon système informatique ?
Open source ne signifie pas sans maintenance
Il y a également un point important à ne pas oublier.
Une messagerie professionnelle est exposée en permanence à Internet.
Elle doit gérer les spams,
les tentatives de phishing, les comptes utilisateurs, les certificats, les mises à jour, les sauvegardes, la délivrabilité des e-mails, la supervision.
Choisir une solution open source ne supprime donc pas ces besoins.
Cela donne davantage de liberté, mais également davantage de responsabilités.
Une solution souveraine mal administrée n’est pas forcément une solution plus sécurisée. L’accompagnement technique reste essentiel.
Carbonio est-il adapté à tout le monde ?
Non. Et c’est justement pour cela qu’une étude préalable est nécessaire.
Pour certaines organisations, Microsoft 365 restera le meilleur choix grâce à son intégration, son écosystème ou certains logiciels métiers.
Pour d’autres, une solution européenne comme Carbonio pourra apporter davantage de maîtrise et d’indépendance.
Les critères à comparer sont généralement : les usages, la sécurité, les coûts, l’hébergement, la compatibilité, la maintenance, et la facilité de migration.
Chez PC4U, nous ne cherchons pas à faire entrer votre entreprise dans une solution. Nous cherchons la solution qui s’intègre à votre entreprise.
Cela passe par une vision globale de vos besoins, de vos usages et de vos contraintes, avec la liberté d’utiliser aussi bien des solutions classiques que des alternatives open source lorsqu’elles sont plus pertinentes.
Dans cette logique, l’open source n’est jamais une fin en soi : c’est une option que nous évaluons lorsqu’elle apporte davantage de maîtrise, de pérennité ou un meilleur rapport coût/service.
Et lorsqu’une solution plus classique reste la plus pertinente, il n’y a aucune raison de l’écarter.
Vous cherchez une alternative européenne pour votre messagerie ?
Vous souhaitez simplement savoir quelles solutions existent ?
PC4U peut vous accompagner pour analyser votre environnement actuel, vos besoins de collaboration, vos contraintes d’hébergement et vos objectifs de souveraineté afin de comparer les différentes possibilités.